Maîtrise Documentaire
1. Objet
Section titled “1. Objet”Ce document définit les règles et responsabilités de création, revue, approbation, diffusion, modification et conservation des informations documentées du système de management.
Son objectif est de garantir que toute la documentation reste :
- maîtrisée,
- à jour,
- accessible,
- protégée contre un usage ou une modification non intentionnelle.
Ce document répond aux exigences de la clause 7.5 de l’ISO 9001.
2. Périmètre
Section titled “2. Périmètre”Ce document s’applique à toutes les informations documentées du système, notamment :
- politiques,
- procédures et modes opératoires,
- enregistrements et preuves,
- modèles et registres.
La documentation est maintenue dans le dépôt Git versionné.
3. Principes de maîtrise documentaire
Section titled “3. Principes de maîtrise documentaire”L’entreprise applique les principes suivants :
- Source unique de vérité : le dépôt Git est la source de référence.
- Gestion de versions : toutes les modifications sont tracées dans l’historique Git.
- Transparence : les changements sont visibles et auditables.
- Proportionnalité : la documentation reste adaptée à la taille et au niveau de risque de l’organisation.
Les copies non maîtrisées de documents ne sont pas autorisées.
4. Identification des documents
Section titled “4. Identification des documents”Chaque document est identifié par :
- son nom de fichier,
- son emplacement dans l’arborescence,
- son historique de version Git.
5. Création et modification
Section titled “5. Création et modification”- Les documents sont créés ou modifiés par des contributeurs autorisés.
- Les changements sont réalisés via des commits Git.
- Les commits doivent décrire clairement l’intention de modification.
Les changements significatifs affectant la conformité, le périmètre ou l’intention politique doivent être revus avant intégration.
6. Revue et approbation
Section titled “6. Revue et approbation”6.1 Revue
Section titled “6.1 Revue”- Les documents sont revus par le propriétaire désigné.
- La revue vérifie la cohérence, la clarté et l’alignement avec les exigences applicables.
6.2 Approbation
Section titled “6.2 Approbation”- L’approbation est matérialisée par l’intégration dans la branche principale.
- Le Responsable Qualité est garant de l’approbation finale des documents SMQ.
Les signatures formelles ne sont pas obligatoires ; l’historique Git constitue la preuve objective.
7. Diffusion et accès
Section titled “7. Diffusion et accès”- Le personnel concerné dispose d’un accès en lecture à la documentation.
- L’accès en écriture est restreint aux contributeurs autorisés.
Les droits d’accès sont gérés via la plateforme de gestion de versions.
8. Historique des modifications
Section titled “8. Historique des modifications”- L’historique est assuré par les commits Git.
- Un journal de modifications séparé n’est pas requis.
9. Conservation et archivage
Section titled “9. Conservation et archivage”- Les documents sont conservés tant qu’ils sont applicables.
- Les documents obsolètes sont retirés ou archivés dans le dépôt.
- L’historique Git assure la traçabilité des versions précédentes.
10. Revue périodique
Section titled “10. Revue périodique”- La documentation est revue au moins une fois par an.
- Ces revues font partie des revues de direction.
11. Non-conformité
Section titled “11. Non-conformité”Le non-respect de cette politique peut conduire à :
- des non-conformités relevées lors d’audits internes ou externes,
- des actions correctives conformément au processus d’amélioration.
Ce document est obligatoire et s’applique à l’ensemble de la documentation du système de management.