Procedure Gestion Documentaire

1. Objet

Cette procédure définit les règles de création, validation, diffusion, mise à jour, archivage et suppression des documents du système de management de la qualité (SMQ) ISO 9001.

2. Périmètre

Cette procédure s’applique à tous les documents et enregistrements liés au framework ISO 9001, notamment :

politiques, procédures, modes opératoires,
registres et tableaux de suivi,
comptes-rendus de revues,
rapports d’audits,
preuves opérationnelles associées.

3. Définitions

Document : information décrivant une règle, un processus ou une méthode (ex. procédure, politique).
Enregistrement : preuve de réalisation d’une activité (ex. compte-rendu, ticket, rapport).
Version : état officiel d’un document à un instant donné.
Propriétaire : rôle responsable du contenu du document.

4. Rôles et responsabilités

Responsable Qualité : définit les règles documentaires, contrôle la cohérence globale, anime les revues documentaires.
Propriétaire de document : rédige et maintient le contenu, propose les mises à jour.
Approbateur : valide le document avant diffusion.
Utilisateurs : appliquent les documents en vigueur et remontent les besoins d’évolution.

5. Cycle de vie documentaire

5.1 Création

Le propriétaire crée le document à partir du modèle applicable.
Le document reçoit un identifiant unique.
Le statut initial est Brouillon.

5.2 Revue et validation

Le document est relu par les parties concernées.
L’approbateur valide le document avant publication.
Le statut devient Approuvé.

5.3 Diffusion

Le document approuvé est publié dans l’emplacement officiel.
Les équipes concernées sont informées.
La version précédente est retirée de l’usage courant.
Les preuves de mise en oeuvre sont déposées dans docs/ISO9001/09-preuves-mise-en-oeuvre/.

5.4 Mise à jour

Toute demande de modification suit le processus de gestion des changements.
Chaque mise à jour incrémente le numéro de version.
L’historique des modifications est conservé.

5.5 Archivage et suppression

Les documents obsolètes sont archivés avec leur date de retrait.
La durée de conservation est définie selon exigences légales/contractuelles.
Toute suppression définitive est autorisée par le Responsable Qualité.

6. Règles de versioning

Format recommandé : vMAJEUR.MINEUR (ex. v1.0, v1.1).
Changement majeur : modification impactant les pratiques ou responsabilités.
Changement mineur : correction de forme ou clarification sans impact de fond.

7. Nomenclature minimale

Chaque document doit comporter au minimum :

identifiant,
titre,
propriétaire,
approbateur,
version,
date d’effet,
statut (Brouillon, Approuvé, Obsolète),
périmètre d’application.

8. Gestion des enregistrements (preuves)

Pour chaque enregistrement, conserver :

source,
date,
auteur,
périmètre,
durée de conservation,
niveau d’accès.
emplacement de stockage.

Emplacement de référence : docs/ISO9001/09-preuves-mise-en-oeuvre/.

9. Revue documentaire

Fréquence minimale : trimestrielle sur documents critiques, annuelle sur l’ensemble.
Objectifs : vérifier validité, conformité et applicabilité.
Sorties : liste des documents à mettre à jour, archiver ou créer.

10. Indicateurs recommandés

Taux de documents à jour.
Nombre de documents obsolètes en circulation.
Délai moyen de validation documentaire.
Taux de revues documentaires réalisées dans les délais.

11. Révision

Propriétaire : Responsable Qualité
Approbateur : Direction Générale
Fréquence de revue : annuelle ou en cas de changement majeur